Sistema de productividad gratis con Google

  • 17 enero, 2020
  • Guia
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Como tener un sistema de productividad GRATIS con Google

Hola a todos! en esta publicación yo MLdigital voy a mostrarte como puedes crear un sistema de productividad simple, pero poderoso!

Las aplicaciones que vamos a usar son las siguientes:

Estamos ya a mitad de Enero (fecha que publico esto). Si sientes que te estas quedando atrás con la organización, estoy aquí para ti.

Realmente creo que si quieres tener un sistema para organizar cosas en tu vida, necesitas empezar por lo simple y así obtener un balance perfecto entre lo que necesitas para ser productivo y organizado.

Es por ello que vamos a empezar con este sistema completamente gratis que te ayudará a tener todo perfectamente organizado en un ecosistema.

Vamos a hablar como ya dice el título, del sistema que nos puede ofrecer Google para nuestra organización

El ecosistema de Google Básicamente incluye un calendario, gestor de archivos, administrador de email con herramientas de productividad, editores de texto y una aplicación de notas. Genial!!

Ventajas y desventajas del sistema de productividad de Google

Sistema gratis de productividad con Google

Al ser un sistema gratuito tiene sus respectivas desventajas, pero también muchos beneficios!! , quiero hablarte de ambas cosas porque me gusta ver ambos lados de la moneda.

Primero empecemos hablando de las ventajas:

  • Es un sistema completamente gratuito así que, si tienes un dispositivo desde el cual puedas acceder (PC, móvil) y conexión a internet ya tienes acceso completo!
  • Hay sincronización entre todos los dispositivos siempre y cuando accedas a la misma cuenta.
  • Por lo anterior, hay una constante copia de seguridad de todo el trabajo que realizas y sin tener que guardar!, por lo cual perder algo no es una opción.

Ahora vamos a hablar un poco de las desventajas:

  • Es un sistema gratuito por lo cual es simple, esto para algunas personas puede jugar en contra pues les gusta lo complicado
  • El ser completamente digital puede no ser bueno, pues he conocido gente que prefiere tener organizadas sus cosas físicamente, como un cuaderno o libreta.
  • Algunas tareas de agenda se prefieren tener en una libreta y no en algo digital, créeme que hay personas que confían mas en su puño y letra que en una aplicación.
  • La desventaja mas importante es que necesitas tener conexión a Internet, si vives en un lugar donde no tienes o vas por la calle y no cuentas con un plan de datos o donde conectarte, va a jugarte en contra.

Empecemos a trabajar, comenzaremos con Keep

Google Keep - Ecosistema con Google

Estoy seguro que es la herramienta mas infravalorada de organización que existe y apuesto a que no la conocías hasta llegar a este post, verdad?

Yo se que es una aplicación muy simple, pero es muy poderosa!

Su simplicidad nos puede conectar con las otras aplicaciones, como ejemplo el calendario de Google y Gmail, pero hablare de ello mas adelante.

Por ahora lo que debes saber es que esta gran aplicación es un gran tablero o Dashboard donde puedes colocar notas y toda clase de to-do, recordatorios y bueno, las notas.

En este Dashboard puedes ver las notas que consideras mas importantes, puedes crearlas ahi mismo o simplemente hacer bloques de notas, todo depende de tu imaginación!

Puedes elegir un color para tareas en específico, así sabrás cuantas tareas tienes de acuerdo a el color que hayas elegido.

La forma mas fácil de organizarte con ella es colocar un color para cada tema o asunto

¿Como organizar todo al máximo con esta maravilla?

Lo mejor que puedes hacer es colocar etiquetas en tus notas, así que puedes seleccionar un color, crear una etiqueta y seleccionar la etiqueta en la parte izquierda de la pantalla para acceder a todas las notas con esa etiqueta.

También puedes arrastrar y soltar las notas de acuerdo a cuales quieres ver primero!

Al ser un producto de Google, puedes descargar la aplicación para tener una sincronización completa entre dispositivos.

Ahora sigamos con Google Calendar

Sistema con Calendar

Mi principal consejo para que utilices esta herramienta, es que crees un calendario para cada categoria de información que quieras tener organizada.

Esta es una buena forma de saber que citas o acontecimientos tienes en diferentes asuntos, hasta puedes usarlo como recordatorio de cumpleaños!

Una de las fuciones que tiene Calendar que la hace tan atractiva respecto a la competencia, es la capacidad que tiene para compartir el calendario con otros usuarios.

Esto es realmente bueno para empresas o equipos de trabajo que quieran compartir entre si recordatorios o agendas de eventos y reuniones.

El verdadero poder del ecosistema que estas creando con Google

Nuestro simple pero poderoso sistema sale a relucir cuando accedes a las herramientas de la parte derecha.

Al acceder a esta pestaña, tienes acceso a todas las aplicaciones de Google que tienen sincronización con Calendar, en este caso como puedes ver, he puesto Google Kepp como ejemplo.

Manejando tus archivos con Drive

Google Drive - Crea tu propio sistema

Ya hablamos de Keep, la herramienta que te permite crear notas y recordatorios, Calendar, que te permite organizar tu agenda de una manera bastante cómoda y ahora es el turno de Drive, esta hermosa herramienta nos va a permitir organizar nuestros archivos y por supuesto, sincronizar con las demás aplicaciones.

Google drive es gratis hasta 15GB por lo cual si quiero decirte que no lo tomes como un disco duro en la nube para guardar todos tus archivos pues te vas a quedar corto de espacio, aunque los planes son bastante económicos por si decides escalar, tal como puedes ver en la siguiente imagen:

Google One Precios

Como puedes ver, desde solo 2 dolares al mes puedes acceder hasta un limite de 100GB lo cual es bastante.

Tal como pasa con cualquier gestor de archivos en tu computador, Drive te permite crear carpetas, organizarlas de acuerdo a color, crearles nombres.

Entonces básicamente puedes tener un sistema completo para gestionar tus archivos online.

De esta manera nunca perderás algún archivo, pues Drive guardara todo por ti aun cuando tu computador explote.

No hay mucho que decir de Google Drive excepto que, aunque es bastante simple de usar es muy poderoso, robusto, seguro y en el cual, podrás acceder desde cualquier sitio solo con iniciar sesión!

Una cosa mas a decir es que puedes otorgar acceso a una carpeta a algún familiar o amigo que desees, solo dando clic derecho a lo que quieras y hacer clic donde dice compartir.

Se me olvidaba, cuando guardas documentos en Google drive puedes abrirlos rapidamente en Google Docs, el cual es un editor potente, claro no tan potente como Word, pero aun así a mi personalmente me parece mucho mejor.

Finalmente hablemos de Gmail

Ecosistema con Gmail

Esta es la herramienta final que vamos a usar para nuestro sistema de productividad. En este punto creo que todo el mundo conoce Gmail, es un gran servicio de email pero no hablemos de ello, veamos las herramientas que nos ofrece para organizarnos.

  • Puedes colocar una etiqueta a los correos (y con filtros avanzados a cada correo que llegue) y luego buscarlos o en el buscador que tiene arriba o en la parte izquierda en esas “carpetas” que en realidad son las etiquetas que creaste.
  • Puedes colocar a las etiquetas un color, para asi tener mucho mas claro todo (recuerda que el color ayuda mucho en la organización)
  • Como era de esperarse, Gmail tiene una completa sincronización con Calendar, Keep y Drive por supuesto accediendo desde la pestaña de la derecha como ya te mostré antes.
  • Aunque yo personalmente no uso esta función, pero a muchas personas les parece bastante interesante las categorías de social y promociones que vienen por defecto en la vista de Gmail, así puedes filtrar aun mas los correos y tener todo mucho mas organizado.

Hasta aquí hemos llegado con este simple pero efectivo sistema de productividad totalmente gratuito de Google, espero que te haya servido esta información!!

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